Wyprowadzanie zaległości księgowych i porządkowanie ksiąg rachunkowych
Miesiące nieuporządkowanej dokumentacji, nieksięgowane faktury, bałagan po zmianie systemu lub księgowej jeśli to brzmi znajomo, trafiłeś we właściwe miejsce. Nie oceniam, jak do tego doszło. Wchodzę i porządkuję.
Zaległości w księgach to problem, który nie rozwiąże się sam
Zaległości księgowe rzadko powstają z dnia na dzień. Zwykle narastają miesiącami czasem latami aż w końcu docierasz do punktu, w którym nie wiadomo, od czego zacząć.
- Zmiana biura rachunkowego lub księgowej przeszła chaotycznie dokumentacja jest niekompletna, a nowa obsługa nie chce „sprzątać" po poprzednikach.
- Firma przeszła przez okres intensywnego wzrostu, a dział księgowości nie nadążył teraz w systemie są wielomiesięczne luki.
- Wdrożenie nowego systemu ERP zakończyło się migracją, która zostawiła błędy w saldach, nieuzgodnione rozrachunki i rozbieżności między modułami.
- Zbliża się obowiązkowy audyt, kontrola skarbowa lub proces Due Diligence a zarząd wie, że księgi nie są gotowe.
- Główna księgowa odeszła nagle i nikt nie przejął obowiązków w pełnym zakresie. Od tygodni lub miesięcy rosną zaległości.
Najgorsze, co można zrobić w tej sytuacji? Czekać. Zaległości nie maleją rosną. A im później podejmiesz decyzję o interwencji, tym dłużej trwa wyprowadzenie i tym wyższe są koszty finansowe, podatkowe i reputacyjne.
Nie jestem kolejną księgową, która „ponadrabia". Jestem biegłym rewidentem, który stawia diagnozę i leczy przyczynę.
Różnica między zleceniem wyprowadzenia zaległości zwykłemu biuru rachunkowemu a biegłemu rewidentowi jest fundamentalna.
Biuro rachunkowe zaksięguje zaległe dokumenty. I na tym zwykle kończy się jego rola.
Ja zaczynam od audytowej analizy stanu ksiąg szukam nie tylko braków, ale też błędów, które już zostały zaksięgowane. Sprawdzam, czy salda się zgadzają, czy rozliczenia podatkowe są prawidłowe, czy sprawozdania oddają faktyczny obraz firmy.
Porządkuję księgi tak, żeby przeszły weryfikację moją, audytora zewnętrznego, urzędu skarbowego lub potencjalnego inwestora. A po zakończeniu projektu zostawiam firmę z czystą dokumentacją i procedurami, które zapobiegają powtórzeniu się problemu.
Przejrzysty proces od pierwszego kontaktu do zamknięcia projektu
-
Wstępna rozmowa i ocena sytuacji
Zaczynamy od rozmowy telefonicznej lub spotkania. Pytam o skalę zaległości, historię problemu i oczekiwany cel (np. przygotowanie pod audyt, zamknięcie roku, uporządkowanie przed transakcją). Na tym etapie nie ma zobowiązań oceniam, czy mogę pomóc i jaki będzie realny zakres pracy.
-
Diagnoza i plan naprawczy
Dostaję dostęp do systemu księgowego i dokumentacji źródłowej. Przeprowadzam przegląd stanu ksiąg: identyfikuję luki, błędy, niezaksięgowane operacje i ryzyka podatkowe. Na tej podstawie przygotowuję pisemny plan naprawczy z zakresem prac, harmonogramem i wyceną.
-
Wyprowadzenie zaległości
Przystępuję do porządkowania ksiąg samodzielnie lub z zespołem, w zależności od skali. Księguję zaległe operacje, koryguję błędy, uzgadniam salda, weryfikuję rozliczenia podatkowe i przygotowuję brakujące deklaracje. Na bieżąco informuję o postępach i ewentualnych ustaleniach.
-
Weryfikacja i zamknięcie
Po wyprowadzeniu zaległości przeprowadzam końcową weryfikację z perspektywą biegłego rewidenta. Sprawdzam, czy księgi spełniają wymogi ustawy o rachunkowości i czy sprawozdanie finansowe rzetelnie odzwierciedla sytuację firmy. Przygotowuję raport końcowy z opisem tego, co zostało zrobione.
-
Przekazanie i zabezpieczenie na przyszłość
Przekazuję uporządkowaną dokumentację Twojemu zespołowi księgowemu lub nowemu biuru rachunkowemu. Na życzenie przygotowuję wytyczne i procedury wewnętrzne, które minimalizują ryzyko ponownego narastania zaległości. Jeśli potrzebujesz stałego nadzoru mogę pozostać jako zewnętrzny CFO.
Efekt końcowy: firma z czystymi księgami i spokojem przed każdą kontrolą
Po zakończeniu projektu Twoja firma ma:
- Kompletne, prawidłowo zaksięgowane operacje za cały okres zaległości.
- Uzgodnione salda kont, rozrachunków i rejestrów VAT.
- Zweryfikowane i złożone zaległe deklaracje podatkowe (jeśli dotyczy).
- Sprawozdanie finansowe gotowe do badania przez biegłego rewidenta lub do przedstawienia inwestorowi.
- Raport z przeprowadzonych prac dokumentujący zakres interwencji i rekomendacje na przyszłość.
- Procedury zapobiegające nawrotowi problemu.
Krótko mówiąc: jasny obraz finansowy firmy i pewność, że każda kontrola wewnętrzna lub zewnętrzna zakończy się bez nieprzyjemnych niespodzianek.
Zaległości nie maleją z czasem. Porozmawiajmy, zanim problem urośnie.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i niezobowiązująca. Opisz swoją sytuację ocenię skalę problemu i powiem wprost, czy i jak mogę pomóc.
Każde zapytanie traktuję poufnie. Informacje przekazane w formularzu objęte są tajemnicą zawodową biegłego rewidenta.